Kantoor laten inrichten of zelf regelen? De voor- en nadelen op een rij

Je kunt je kantoor laten inrichten door één partij die alles regelt, of je regelt het zelf met losse leveranciers. Zelf regelen lijkt goedkoper, maar kost veel interne tijd en de risico's liggen bij jou. Een totaalpartner neemt de regie over en is verantwoordelijk voor planning en budget. Welke keuze slim is, hangt af van de omvang van het project en de tijd die je zelf hebt. In deze blog zetten we beide opties eerlijk naast elkaar.

De twee routes in het kort

• Zelf regelen: je kiest zelf een ontwerper, meubelleverancier, aannemer, installateur en stoffeerder. Jij stemt alles op elkaar af.
• Laten inrichten: één partij doet de inventarisatie, het ontwerp, de productie, de uitvoering en het projectmanagement. Bij Design & Build liggen ontwerp en realisatie in één hand.

Vergelijking op zes punten

Wanneer is zelf regelen een goede keuze?

Zelf regelen werkt prima als het project klein en overzichtelijk is. Bijvoorbeeld als je alleen nieuwe bureaustoelen nodig hebt, een vergaderruimte opnieuw aankleedt of een paar werkplekken toevoegt. Er zijn weinig partijen betrokken en de kans dat dingen op elkaar ingrijpen is klein. Heb je iemand in je organisatie met tijd en ervaring in inkoop en planning, dan houd je het zelf goed in de hand.

Wanneer verdient laten inrichten zich terug?

Zodra er meer dan alleen meubilair verandert, groeit het aantal disciplines snel. Denk aan wanden, plafonds, vloeren, elektra, klimaat, ICT, verlichting, akoestiek, maatwerk en stoffering. Al die onderdelen hangen met elkaar samen. Een vertraging bij de vloerenlegger schuift de planning van de meubelmontage op. Een verkeerd gemeten wand past niet bij het maatwerk.

Een projectmanager die alle disciplines regisseert, voorkomt dat soort problemen. Bij Pelser stelt de projectmanager een transparant projectplan op, schrijft per discipline een bestek en bewaakt planning en budget. Zo hoef je niemand in je eigen organisatie vrij te maken voor een complex project. Lees meer over projectmanagement bij kantoorinrichting.

Vijf vragen om de keuze te maken

• Verandert er alleen meubilair, of ook wanden, plafonds en installaties?
• Heeft iemand in je organisatie tijd om het project te leiden?
• Hoe erg is het als de planning een paar weken uitloopt?
• Wil je één aanspreekpunt bij problemen?
• Is een samenhangend ontwerp, met akoestiek en uitstraling, belangrijk voor je?

Beantwoord je drie of meer vragen met "ja, het wordt complex", dan levert een totaalpartner je waarschijnlijk tijd en zekerheid op.

Veelgestelde vragen over kantoor laten inrichten

Is laten inrichten duurder dan zelf regelen?

 Niet per se. Je betaalt voor regie en ontwerp, maar voorkomt meerwerk, faalkosten en interne uren.

Kan ik bestaande meubels laten meenemen in het ontwerp?

 Ja. Bij de inventarisatie wordt gekeken wat je kunt hergebruiken.

Kan ik zelf leveranciers aandragen?

 Vaak wel. De projectmanager kan ook derden aansturen naast de eigen disciplines.

Wat is Design & Build?

 Bij Design & Build liggen ontwerp en realisatie in één hand. Dezelfde partij inventariseert, ontwerpt, produceert en voert uit. Daardoor sluiten ontwerp en uitvoering op elkaar aan en heb je van begin tot eind één aanspreekpunt.